1. COS’È IL WHISTLEBLOWING E CHI È UN WHISTLEBLOWER?

Il whistleblowing è uno strumento che consente ai dipendenti o terze parti (ad esempio i fornitori) di segnalare in modo riservato eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività lavorativa.

Il whistleblower è la persona che individua un illecito o un’irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni e decide di segnalarlo alla società o ente di appartenenza o ad un’autorità che possa agire efficacemente al riguardo.

Il whistleblower è tutelato dalla normativa. Per ulteriori informazioni ti consigliamo di leggere attentamente la “normativa sul whistleblowing”, disponibile su Internet. In questa pagina puoi trovare alcuni link utili.

2. COME POSSO INVIARE UNA SEGNALAZIONE?

Attraverso il sistema Segnalazioni.net UPMC Italy, ISMETT e SMIH (di seguito singolarmente “Società”) offrono due modalità per effettuare una segnalazione:

• Utente Registrato: il whistleblower crea un account tramite il quale accede con username e password (scelte dal whistleblower stesso) alle sue segnalazioni. In questo caso la sua identità è disponibile all’Organismo di Vigilanza della Società destinataria della segnalazione, ma rimane separata dalla segnalazione e nascosta.
• Utente Non Registrato: il whistleblower crea la segnalazione e accede ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. In tal caso, sarà cura del whistleblower custodire il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrà più accesso alla propria segnalazione. Inoltre, è raccomandabile non indicare riferimenti che potrebbero far risalire all’identità del whistleblower. In particolar modo, è importante accertarsi che gli eventuali file allegati non contengano riferimenti alla propria identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dall’Organismo di Vigilanza destinatario della segnalazione, il whistleblower potrà comunicare la sua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.

3. DA CHI E COME VIENE GESTITA LA MIA SEGNALAZIONE?

La segnalazione viene gestita dall’Organismo di Vigilanza della Società destinataria della segnalazione. Per ulteriori dettagli si consiglia di leggere la Whistleblowing Policy.

4. COME POSSO VERIFICARE L’ANDAMENTO DELLA MIA SEGNALAZIONE?

Se il whistleblower è un Utente Registrato o ha indicato l’indirizzo e-mail come Utente Non Registrato, riceverà una notifica via e-mail nel caso in cui l’Organismo di Vigilanza della Società destinataria della segnalazione voglia richiedere ulteriori informazioni o chiarimenti. Se il whistleblower non riceve notifiche, è raccomandabile verificare anche nella casella dello spam. Ad ogni modo si consiglia al whistleblower di accedere periodicamente alla propria segnalazione per verificare direttamente se si hanno delle richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione. Si ricorda, per motivi di riservatezza, di non utilizzare un indirizzo di posta aziendale.

5. COME POSSO INTEGRARE LA SEGNALAZIONE?

Dopo aver inviato la segnalazione il whistleblower può integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo una comunicazione nell’area “messaggi”.

6. QUALI FATTI O ATTI POSSO SEGNALARE?

Non esiste una lista tassativa di illeciti o irregolarità che possono costituire l’oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità a danno dell’interesse pubblico.

Il whistleblowing non riguarda le lamentele di carattere personale del segnalante, solitamente disciplinate da altre procedure.

All’interno del modulo della segnalazione il whistleblower troverà un elenco di tematiche, si raccomanda di utilizzare una di queste. Per ulteriori dettagli si può consultare la Whistleblowing Policy.

7. CHI PUÒ VISUALIZZARE LA MIA IDENTITÀ?

Le segnalazioni e l’identità del whistleblower sono altamente riservate per questo motivo il software nasconde l’identità del segnalante. L’accesso all’identità del segnalante è concesso esclusivamente all’Organismo di Vigilanza della Società destinataria della segnalazione, tramite una procedura di sicurezza, che registra l’accesso all’identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui l’Organismo di Vigilanza della Società destinataria della segnalazione abbia visualizzato l’identità del whistleblower, quest’ultimo verrà informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.